Overdrachtsacties Hondenzwemming Sint-Baafs-Vijve

Ook overdracht speelt een belangrijke rol bij de Hondenzwemming. Niet alleen voor het bestuur, maar ook voor de brede erfgoedgemeenschap. Tijdens de Hondenzwemmingsraad van april 2017 lieten de deelnemers weten wat zij willen overdragen:
  • Blijvende hoogdag voor Sint-Baafs-Vijve
  • Standjes van verenigingen promoten
  • Vlaamse kermis
  • Ontmoetingsplek voor jong en oud
  • Bewaren traditie die eigen is aan het dorp
  • Traditie van de Hondenzwemming zelf moet kern blijven
  • Boottrekkers moeten rol blijven spelen binnen de traditie
  • Het moet gedragen blijven door vrijwilligers
  • Enz.
Om dat allemaal mogelijk te maken, is het van het grootste belang dat er ook aan effectieve overdracht wordt gedaan, zowel binnen het bestuur als binnen de bredere erfgoedgemeenschap. Het bestuur van de Hondenzwemming neemt daarvoor structurele acties, maar er waren ook enkele specifieke acties naar aanleiding van het erkenningstraject Immaterieel Cultureel Erfgoed.
 
Sowieso heeft iedereen binnen het bestuur zijn of haar taak, goed verdeeld volgens ieders interesses, capaciteiten en mogelijkheden. Ondanks die duidelijke verdeling komt het bestuur elke maand samen om alle lopende zaken te bespreken. Op die manier gebeurt er intern al een grote kennisoverdracht en is elk bestuurslid op de hoogte van het reilen en zeilen bij de voorbereidingen van de Hondenzwemming. Ook als dit niet direct binnen zijn of haar domein valt. Die kennisoverdracht is erg belangrijk als iemand onverwacht zou uitvallen. Het verzekert naast de grotere betrokkenheid van iedereen ook de instandhouding en de correcte organisatie van het evenement. Van de belangrijkste items bestaan er draaiboeken. De maandelijkse vergaderingen focussen ook op de onderlinge vriendschap en de goede samenwerking door een open communicatie en teambuildingsacties. Dat zorgt er ook voor dat de overdracht ook op informeel vlak blijft bestaan, wat het evenement alleen maar ten goede komt.
 
Het bestuur van de Sint-Bavovrienden bestaat nu uit een 15-tal personen, een goede mix van jong en oud (van 20 tot 80 jaar) en van vrouw en man. Door de zeer diverse achtergronden heeft ieder zijn of haar meerwaarde voor de organisatie van de Hondenzwemming. Ondanks de goed werkende ploeg, is er steeds veel openheid naar nieuwe bestuursleden. Dit resulteerde de laatste jaren in vijf nieuwe vrijwilligers voor het bestuur.
 
Ook de zogenaamde ‘familiale functies’ zijn een belangrijk item binnen de overdracht. De belangrijkste familiale functies zijn de boottrekkers die de honden over de Leie brengen. De boottrekkers geven dit reeds generaties van vader op zoon door. De Sint-Bavovrienden begeleiden hen daarin en zorgen ervoor dat deze belangrijke functies ingevuld blijven. Voorlopig is er geen probleem op dat vlak: de boottrekkers doen het ondertussen al meer dan 30 jaar, maar ze zijn nog in de fleur van hun leven en ze blijven ontzettend enthousiast over hun functie. De invulling van die functie is een blijvend aandachtspunt voor het bestuur waarbij zowel bestuur als boottrekkers voldoende openheid voor nieuwkomers hebben.
 
De overdracht naar de brede erfgoedgemeenschap gebeurt op heden voornamelijk door de vele Facebook-berichten (bv. posten oude foto’s, filmpjes, blikken achter de schermen, enz.). Er moet wel nog meer aandacht zijn voor de verhalen van de oudbestuursleden, ouddeelnemers, oudbezoekers, zodat deze opgetekend kunnen worden voor de toekomstige generaties.
 
2017
Een belangrijke overdrachtsactie in 2017 was het terug aansluiting doen vinden van de jeugd bij de Hondenzwemming. Daarvoor organiseerde het bestuur een schoolbezoek van enkele bestuursleden – mét hond. Zij vertelden meer over de traditie en maakten de leerlingen warm voor de tekenwedstrijd. Voor vele kinderen was die tekenwedstrijd, samen met het schoolbezoek, de eerste kennismaking met de Hondenzwemming. Maar het is wel iets dat lang blijft nazinderen. De tekenwedstrijd werd overigens georganiseerd als resultaat van de SWOT-analyse van de Hondenzwemmingsraad (zie Communicatie- en sensibiliseringsacties Hondenzwemming Sint-Baafs-Vijve) én op vraag van de scholen, ouders, kinderen zelf. De kinderen konden hun prijzen op zaterdagnamiddag ophalen in aanwezigheid van de bezoekende bestuursleden – mét hond. De tekeningen kregen ze achteraf mee naar huis.
 
2016
In 2016 startten de Sint-Bavovrienden met de jaarlijkse bijeenkomst van de Hondenzwemmingsraad. In die raad zitten vertegenwoordigers van de brede erfgoedgemeenschap: bestuursleden, deelnemers, boottrekkers, sponsors, hondenclubs, gemeentebestuur, bewoners, dierenartsen, foorkramers, enz. Die zorgen mee voor een goede overdracht, o.a. door hun eigen inzichten en de feedback die ze geven vanuit hun eigen beleving. Die waardevolle informatie zet het bestuur om in concrete acties om de overdracht veilig te stellen en de Hondenzwemming ook naar de toekomst toe blijvende overlevingskansen te geven.
 
Dankzij die Hondenzwemmingsraad en dankzij de brede promotiecampagne rond het erkenningstraject Immaterieel Cultureel Erfgoed (wat o.a. leidde tot een vernieuwde belangstelling voor het evenement), stelden zich drie nieuwe bestuursleden kandidaat om toe te treden. Allemaal twintigers en dertigers. Ook de dierenarts die aangesteld was tijdens de Hondenzwemming, Henri Lambrecht, vervoegde het bestuur om actief mee te werken aan de organisatie van de Hondenzwemming en tegelijk te zorgen voor de blijvende aandacht rond dierenwelzijn tijdens het evenement. Die bestuursuitbreiding zorgde zo voor een evenwichtiger bestuur, met flink wat nieuwe en jonge mensen die op langere termijn de toekomst van de Hondenzwemming kunnen verzekeren.
 
2015
De belangrijkste stap voor de organisatie in 2015 in de overdracht van de oude naar de nieuwe werking was de oprichting van een vzw: vzw Sint-Bavovrienden. Die moet de vrijwilligers beter beschermen. Bovendien zorgt de vzw-wetgeving en de regelgeving waaraan men moet voldoen ook voor een nog grotere motivatie om de Hondenzwemming blijvend een toekomst te geven.
 
Omwille van het belang van de financiële overdracht om de toekomst van de Hondenzwemming veilig te stellen, werd in navolging van het vzw-statuut ook in een nieuwe financiële tandem binnen het bestuur voorzien: enerzijds de penningmeester die de dagdagelijkse verrichtingen doet, anderzijds een boekhouder die zorgt dat alles financieel klopt en die de nodige controles verricht.
 
2013-2014
In 2013-2014 werd het erkenningstraject om de Hondenzwemming te laten erkennen als Immaterieel Cultureel Erfgoed opgestart. Dat zorgde meteen voor een nieuwe wind in het bestuur en een hernieuwde belangstelling voor het evenement. Het erkennen binnen het bestuur dat de Hondenzwemming erfgoed was, zorgde meteen ook voor het besef over het belang van overdracht naar de toekomst toe. Dit gebeurde op zich al jaren onbewust vanuit het bestuur zelf, maar nu was het – meer dan ooit – ook noodzakelijk om alles qua overdracht in kaart te brengen en te beschrijven. Zeker nu men tegenwoordig niet langer generaties lang binnen hetzelfde dorp blijft wonen zijn er grote uitdagingen. Het bestuur van de Hondenzwemming werd lange tijd gevoed door die familiale generaties, maar gelukkig is er een kentering bezig en is er voldoende openheid van het bestuur om nieuwkomers – ook uit andere dorpen – welkom te heten in het bestuur.
 
Plannen
Vooreerst blijft het een streven van het bestuur om verder uit te breiden. Daarvoor zullen er – wanneer de noodzaak zich voordoet – bestuursuitbreidingsacties uitgewerkt worden. Dit zal ruim op voorhand gebeuren zodat de nieuwe bestuursleden tijdens een overgangsfase kunnen meedraaien en er voldoende overdracht van de oudere bestuursleden is. Bij een vrijwilligerswerking zoals de Hondenzwemming is die praktische kennisoverdracht die men al doende leert immers heel erg belangrijk. Ook zal blijvend de vinger aan de pols gehouden worden bij de ‘familiale functies’ om ook voor die taken, zoals bv. de boottrekkers, opvolging te garanderen.
 
Ook wil het bestuur de plaatselijke verenigingen terug nauwer laten aansluiten bij de Hondenzwemming. Er is altijd een zekere spanning tussen het rendabel houden van het evenement (waardoor er ook professionele eetstanden aangetrokken worden) en het inspelen op de noden van de plaatselijke verenigingen. Omdat de Hondenzwemming voor iedereen toegankelijk moet blijven, mogen die plaatselijke verenigingen zeker niet uit het oog verloren worden. Zij dragen immers voor een belangrijk deel mee aan het succes van de Hondenzwemming.
 
Omdat er nog geen volledig draaiboek van de Hondenzwemming bestaat, willen de Sint-Bavovrienden hier ook in investeren. Op heden bestaat er verschillende “deeldraaiboeken” over de algemene zaken (bijgehouden door secretaris André Naessens), de veiligheid en de rommelmarkt (beiden bijgehouden door verantwoordelijken Paul De Blanck en Eddy Duyck), de financiën (bijgehouden door penningmeester Vincent Herman en boekhouder Delphine Cauwelier), het eetfestijn (bijgehouden door ondervoorzitter Lien Vlamynck), de elektrische installaties (bijgehouden door verantwoordelijke Lander Dewaele) en de wedstrijdzone en het dierenwelzijn (bijgehouden door verantwoordelijken Bert De Smet en Henri Lambrecht). Er zijn dus te veel “deeldraaiboeken” bij te veel verschillende personen. Een algemeen draaiboek dringt zich dus op.
 
Omdat de Hondenzwemming een grote vaste kost kent (o.a. huur tenten, materiaal, enz.) én één slechte editie (bv. door slecht weer) ervoor kan zorgen dat de reserves uitgeput raken, moet er extra aandacht zijn voor de financiële overdracht binnen de organisatie. Daarvoor zullen de financiële verantwoordelijken (penningmeester en boekhouder) voldoende controles moeten uitvoeren én de financiële gezondheid van de organisatie op geregelde tijdstippen moeten kunnen aantonen. Het bestuur legt hen hiervoor een belangrijke verantwoordelijkheid op.
 
Tot slot blijft het ook de bedoeling om jaarlijks samen te komen met de Hondenzwemmingsraad om de overdracht naar de toekomst toe te verzekeren binnen de brede erfgoedgemeenschap en de brede gedragenheid blijvend te garanderen. 
 ; (c) Bert De Smet, vzw Sint-Bavovrienden
Voorbeelden uit de praktijk
2014-2017: De overdracht via het bestuur intern en via de Hondenzwemmingsraad verloopt prima. Er is een goede wisselwerking. Dat er ook vier nieuwe bestuursleden werden aangetrokken is een mooie meerwaarde. Door het erkenningstraject Immaterieel Cultureel Erfgoed werd er ook meer ingezet op de overdracht naar de brede erfgoedgemeenschap wat de toekomst van het evenement alleen maar ten goede komt.