Uitbouw en ontsluiting documentatie Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten Hasselt


Gerelateerde persoon/organisatie
Comité Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten te Hasselt vzw

Externe links
http://www.virgajessefeesten.be , http://www.erfgoedplus.be , http://www.europeana.eu

Gerelateerde borgingsacties (Hoe)
Onderzoek naar de Virga Jessefeesten
Ontwikkeling educatieve brochure voor gezinnen over de Hasseltse Virga Jessebasiliek
Communicatie- en sensibiliseringsinitiatieven rond de Hasseltse Virga Jessefeesten
Lesmappen over Virga Jessefeesten
#VirgaYes | Op naar de Virga Jessefeesten 2017 - een groeiende gemeenschap
Op naar de Virga Jessefeesten 2017: over ideeën, raamplan, thema en logo

De verering van de Virga Jesse en de ommegang die ieder zevende jaar uittrekt zijn interessante en belangrijke facetten van het religieus en cultureel erfgoed van Hasselt. Met de archiefwerking wil het Comité van de zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten deze facetten zo breed en volledig mogelijk documenteren. Het documentatiecentrum Virga Jessefeesten ontstond ca. 1980, toen archivalia werden onderzocht met het oog op een publicatie naar aanleiding van de feesten van 1982. Met enkele publieksacties werden Hasselaren gesensibiliseerd om hun unieke stukken te schenken of te laten documenteren, en met succes.
De kern van de collectie is het archief waarin de documenten bewaard worden die in het kielzog van de Virga Jessefeesten worden aangemaakt. Daarnaast tref je er ook stukken in aan over de rotten en de versieringen, over de basiliek en de broederschap, over omkaderende activiteiten en over andere Hasseltse devoties of aanverwanten onderwerpen. Naast een ‘papieren archief’ zijn er ook enkele specifieke collecties zoals de unieke mediatheek, de realia, een krantenarchief en een bibliotheek.
Het blijft natuurlijk niet bij verzamelen en inventariseren, ook de ontsluiting van het materiaal voor een breed publiek en voor onderzoek is een wezenlijk deel van de opdracht van het archief. Dankzij dit archief kunnen we ons een beeld vormen van de verering van de Virga Jesse en van haar feesten door de eeuwen heen.
Meer informatie over het archief is te vinden op archiefbank.be.
 
LOPENDE EN GEPLANDE MAATREGELEN

1. Ontsluiting en conservatie fotocollectie
Met de steun van de Erfgoedcel Hasselt werd de fotocollectie gedigitaliseerd. De collectie wordt nu ingevoerd in Erfgoedplus.be. Omdat deze databank gekoppeld is aan Europeana.eu zal de fotocollectie ook toegankelijk worden via deze Europese erfgoeddatabank.
Een eerste reeks van foto's werden reeds ingevoerd. Op basis van deze ervaring zal in samenwerking met het stadsarchief een draaiboek worden opgemaakt, zodat de invoer door meerdere personen kan gebeuren.
 
Gelijklopend met de digitale ontsluiting zullen de originele foto's verpakt worden. Hiertoe werd door het stadsarchief materiaal ter beschikking gesteld. De originele foto's zullen vervolgens in het stadsarchief bewaard worden.
 
 
2. Inventarisatie en ontsluiting bibliotheek
 
Enkele jaren geleden werd de bibliotheek het Virga Jessecomité uitgebreid met een schenking. Er werd gekozen voor een aparte catalogus. Het (her-)invoeren van de bibliotheek is bijna afgerond. Op de website van de Virga Jessefeesten werden lijsten van de beschikbare titels over de Virga Jesse en over Hasselt geplaatst.
 
 
3. Collectievorming
 
De collectie van het documentatiecentrum breidt continu uit. Via de website van de Virga Jessefeesten of via persoonlijke contacten worden regelmatig schenkingen ontvangen. Het Virga Jessecomité voorziet ook middelen voor de aankoop van collectie. 
 
Er zal meer gecommuniceerd worden over de verwervingen, zodat het documentatiecentrum meer bekendheid krijgt bij een breder publiek.
 
 
4. Online ontsluiting van bronnen
 
Digitale bronnen zullen op de website www.virgajessefeesten.be ter beschikking worden gesteld. In een eerste fase zullen nieuwe teksten en reeds bestaande digitale bestanden op de website gepubliceerd worden. Daarnaast zal ook een selectie van documenten gedigitaliseerd worden in functie van deze vorm van ontsluiting. Hierbij wordt onder meer gedacht aan de programmaboekjes van de Virga Jessefeesten. 
 
5. Documenteren van "Virga Jessefeesten achter de schermen" d.m.v. dagboeken
 

Bij de opmaak van het dossier voor de aanvraag tot opname in de lijst van erkend Vlaams immaterieel erfgoed, bleek dat er weinig documentatie beschikbaar is over de voorbereidingen binnen de rotten en de parochies. In aanloop van de feesten van 2010 ontvingen de rotten en parochies elk een leeg dagboek. Om het gebruik van een dagboek extra te motiveren werd een wedstrijd uitgeschreven: het rot en de parochie met het boeiendste en best gedocumenteerde dagboek kreeg door de Erfgoedcel een ontbijt aangeboden.
Er bleken 2 dagboeken een zeer grote documentaire waarde te hebben voor latere generaties: dat van het rot Manteliusstraat – Vrijwilligersplein en dat van de Sint-Quintinusparochie. De leden van het rot en de parochie werden uitgenodigd voor een ontbijt. Dit ontbijt werd door 200 mensen bijgewoond en werd zeer enthousiast onthaald.
De dagboeken zijn in bijna de helft van de gevallen (zo’n 30 exemplaren) terug binnengebracht en liggen nu in het Stadsarchief Hasselt ter inzage. 
Met de feesten van 2017 in het verschiet wordt deze actie herhaald.
 ;
Voorbeelden uit de praktijk

De effectiviteit van de genomen maatregelen is moeilijk meetbaar. Wel kan worden vastgesteld dat meer personen via de websites hun weg vinden naar de collecties. Verdere ontsluiting zal zeker bijdragen tot meer interesse in de geschiedenis en eigenheid van de Virga Jessefeesten.